Une convocation glissée dans une boîte aux lettres, un rendez‑vous fixé cinq jours plus tard, et la vie professionnelle qui bascule : l’entretien préalable est souvent l’instant décisif avant un licenciement. Pour l’employeur comme pour le salarié, connaître les règles légales prévues par l’article L1232-2 du code du travail évite les erreurs de procédure et les contentieux longs et coûteux. Cet article déroule, étape par étape, ce que doit contenir la convocation, les délais à respecter, les droits d’assistance du salarié et les conséquences d’un manquement procédural.
Le fil conducteur suivra le parcours de Sophie, responsable logistique dans une PME, confrontée à une convocation : son cas illustre les difficultés pratiques (remise en main propre, refus de récupérer une lettre recommandée, assistance possible) et les solutions pour sécuriser la procédure.
- En bref : convocation obligatoire avant toute décision de licenciement.
- Délai minimum de 5 jours ouvrables entre la réception de la convocation et l’entretien.
- Convocation par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge recommandée.
- Mentions obligatoires : objet, date, heure, lieu, possibilité d’assistance.
- En cas d’irrégularité, sanctions prévues par L1235‑2 et L1235‑3 ; recours et indemnités possibles.
Que prévoit précisément l’article L1232-2 du code du travail pour l’entretien préalable ?
L’article L1232-2 impose à l’employeur de convoquer le salarié à un entretien préalable avant de prendre toute décision de licenciement pour motif personnel.
L’objectif est de garantir une procédure contradictoire : l’employeur expose les motifs envisagés et recueille les explications du salarié.
Même si des échanges informels ont eu lieu auparavant, la convocation formelle ne peut être évitée ; elle marque le démarrage de la procédure disciplinaire ou de licenciement.
Pour sécuriser la démarche, il est conseillé à l’employeur de privilégier la lettre recommandée avec avis de réception ou la remise en main propre contre décharge.
Forme de la convocation : quel support et quelles précautions pratiques ?
La convocation doit être envoyée par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge afin d’éviter toute contestation sur la date de présentation.
En pratique, l’employeur conserve l’avis de réception ou l’exemplaire signé daté par le salarié.
Si le salarié refuse de signer lors d’une remise en main propre, il est prudent d’expédier la convocation en recommandé le jour même.
En cas de doute, des ressources existent pour obtenir une aide juridique, par exemple pour Obtenir un avocat en droit du travail.
Que doit contenir la lettre de convocation ?
La lettre doit mentionner l’objet de la convocation en précisant qu’un licenciement est envisagé, ainsi que la date, l’heure, le lieu de l’entretien et la possibilité pour le salarié de se faire assister.
L’omission d’une de ces mentions rend la procédure irrégulière et peut donner lieu à des dommages‑intérêts, même si le licenciement n’est pas forcément annulé.
Il est préférable d’éviter des libellés vagues comme « mise au point » et d’indiquer clairement l’objet pour respecter l’exigence de loyauté.
Cet encadrement protège les droits du salarié et la validité de la procédure pour l’employeur.
Délais, lieu et conséquences pratiques pour l’employeur et le salarié
La convocation ne peut être présentée moins de cinq jours ouvrables après la première présentation de la lettre.
Ce délai commence le lendemain de la présentation et permet au salarié de préparer sa défense et de rechercher une assistance.
Si la remise se fait par recommandé, il est prudent de compter quelques jours de distribution postale avant de fixer la date réelle de l’entretien.
Le jour de remise ne compte pas dans le calcul des cinq jours ; la jurisprudence rappelle que le salarié doit bénéficier de cinq jours pleins pour se préparer.
Lieu et horaire : bonnes pratiques et risques
L’entretien doit, en principe, se tenir au lieu d’exécution du travail ou au siège social.
Si un autre lieu est choisi pour raison objective, l’employeur rembourse les frais de déplacement si le lieu est éloigné.
Il est préférable d’organiser l’entretien pendant les horaires habituels pour éviter que le salarié ne réclame le temps comme travail effectif.
Respecter ces règles évite une irrégularité qui pourrait être qualifiée de préjudice.
Droit d’assistance du salarié : qui peut accompagner et quelles obligations pour l’employeur ?
Le salarié a le droit de se faire assister par une personne appartenant au personnel de l’entreprise, par exemple un représentant du personnel.
Si l’entreprise ne dispose pas de représentants, la convocation doit indiquer l’adresse de l’inspection du travail et de la mairie où figurent les listes de conseillers externes.
L’absence de cette information rend la procédure irrégulière.
Pour les salariés confrontés à des situations spécifiques (inaptitude, réembauche après faute), des ressources pratiques existent, comme des articles sur le licenciement pour inaptitude ou la réembauche après une faute grave.
Cas pratique : Sophie et la lettre non retirée
Sophie n’est pas allée retirer la lettre recommandée déposée à son adresse. L’employeur a poursuivi la procédure.
La règle veut que la convocation à la dernière adresse connue produise effet, sauf preuve d’une volonté délibérée d’induire en erreur.
Sophie a néanmoins bénéficié des délais légaux pour préparer sa défense et s’est fait assister par un collègue.
Ce cas montre qu’un refus de retrait n’empêche pas automatiquement la procédure de suivre son cours, mais il faudra tenir compte des circonstances pour juger d’une éventuelle irrégularité.
Sanctions et recours : que risque l’employeur en cas d’irrégularité ?
La violation des formes prévues expose l’employeur à une sanction financière.
Lorsque le licenciement repose sur une cause réelle et sérieuse, une indemnité maximale d’un mois de salaire est prévue par l’article L1235‑2 en cas d’irrégularité procédurale.
Si le licenciement est jugé sans cause réelle et sérieuse, les montants sont ceux prévus à l’article L1235‑3.
Il est donc essentiel pour l’employeur de respecter la procédure et pour le salarié de connaître ses droits et recours, voire de solliciter une aide comme des informations sur le CSP et ses implications.
Checklist pratique : étapes incontournables
- Envoyer la convocation par lettre recommandée ou remise contre décharge.
- Préciser l’objet : un licenciement est envisagé.
- Respecter le délai de 5 jours ouvrables entre la remise et l’entretien.
- Informer sur le droit d’assistance et, si nécessaire, fournir les adresses de l’inspection du travail et de la mairie.
- Conserver les preuves d’envoi et d’accusé de réception.
Cette checklist aide à prévenir les erreurs les plus fréquentes et à sécuriser la procédure pour les deux parties.
| Étape | Forme recommandée | Délai / remarque |
|---|---|---|
| Convocation | Lettre recommandée ou remise contre décharge | Pas de délai fixe sauf en cas disciplinaire ; tenir compte de la distribution postale |
| Délais avant entretien | 5 jours ouvrables minimum | Le jour de remise ne compte pas |
| Mentions obligatoires | Objet, date, heure, lieu, assistance | Omission = irrégularité possible |
En pratique, respecter ces étapes réduit le risque de contentieux et protège autant l’employeur que le salarié.
Ressources complémentaires et situations proches
Les situations proches peuvent soulever d’autres questions : baisse de salaire, temps de travail, ou travail de nuit.
Par exemple, un salarié en poste de nuit peut voir l’organisation de l’entretien affecter son repos ; des précisions existent sur le droit au repos pour le travail de nuit.
De même, des questions sur la modification du contrat ou du taux horaire renvoient à des articles dédiés sur la baisse du taux horaire.
Consulter ces sources permet d’anticiper les conséquences pratiques d’une procédure de licenciement ou disciplinaire.
Quel est le délai minimum entre la convocation et l’entretien préalable ?
Le délai minimum est de cinq jours ouvrables à compter du lendemain de la première présentation de la lettre de convocation. Ce délai permet au salarié de préparer sa défense et de trouver une assistance.
La convocation peut-elle être remise en main propre ?
Oui, la remise en main propre contre décharge est admise. Il est recommandé d’imprimer deux exemplaires signés. En cas de refus de signature, envoyer la convocation en recommandé pour sécuriser la preuve.
Que se passe-t-il si l’employeur oublie une mention obligatoire ?
L’oubli d’une mention obligatoire (objet, date, lieu, possibilité d’assistance) rend la procédure irrégulière. Le salarié peut obtenir des dommages‑intérêts et l’employeur s’expose à une indemnité prévue par L1235‑2 si la cause du licenciement est réelle et sérieuse.
Le salarié peut-il être assisté par un conseiller extérieur ?
Si l’entreprise dispose de représentants du personnel, l’assistance extérieure n’est pas imposée. Si elle n’en dispose pas, la convocation doit indiquer où trouver la liste des conseillers extérieurs, sous peine d’irrégularité.
